엑셀 데이터 유효성 (Data Validation) 이 필요한 경우
처음에는 어제 올린 엑셀 날짜 형식과 관련있는 내용이라고 생각했습니다만, 곰곰히 생각해보니… 이미 많은 사람들이 자기 형식대로 날짜를 기입해버린 장부를 쉽게 고치는 법은 아니었습니다. 오늘 올려드리는 엑셀 데이터 유효성 (Data Validation) 을 활용하면, 애초에 사람들이 입력할 수 있는 데이터의 형식을 제한할 수 있습니다.
이제 업무 경험이 좀 생겨서, 여러사람 또는 부서들의 데이터를 취합해야 할 경우, 다른 사람들의 데이터 입력에 적절한 통제가 필요하다는 사실을 깨닫는 김모대리. 이런 상황에서 김모대리가 꼭 배워야 하는 엑셀 데이터 유효성 (Data Validation) 기능을 알아봅시다. 전혀 복잡하거나 어려운 기능은 아니지만, 오늘 배우게 될 데이터 유효성이 적용해서 파일을 공유하면, 본인이 정렬하기에/ 분석하기에 알맞은 형식의 데이터만 받을 수 있답니다!
데이터 유효성 (Data Validation) 적용 실전 예제
일단 요 포스팅 제일 마지막에 올려 놓은 첨부 예제 파일을 받아서 여시고, 데이터 유효성을 적용할 범위를 선택해 주세요. 예제 파일에서는 B3:B18가 되겠네요.
위에 범위를 선택하신 다음, “Data (데이터)” 탭 밑에 있는 Data Validation (데이터 유효성) 클릭합니다. 아래 화살표 클릭하시면, 확장 메뉴가 나오는데, 거기서 Data Validation (데이터 유효성)을 선택해주시면 됩니다.
이번에 김모대리가 해당 범위에 다른 사람이 입력하길 바라는 데이터 형석은 날짜 (date) 형식이니, 아래 보시는 것처럼, Allow: 에는 Date, Data: 에는 두 날짜 사이 (between) 른 선택하고, Start date (시작일) 과 End date (종료일)에는 우리가 원하는 날짜 형식 (YYYY-MM-DD) 을 입력해주십니다.
김모대리가 너무 친절해서, 다른 사람들이 범위를 선택하고 데이터 입력을 하려고 할 때, 친절한 안내 메시지를 보여주길 원한다면, 아래와 같이 “Input Message” 를 선택해 “YYYY-MM-DD 형식으로 입력해주세요~!” 라고 설명까지 해 줄 수 있습니다.
그러면, 해당 범위를 선택했을 때, 아래와 같이 친절한 안내 메시지가 뜹니다. 이렇게 친절한 김모대리, 초고속 승진 시켜줘야 겠네요!!!
Error Alert 탭을 선택하시면, 원하는 형식에 맞지 않는 값이 입력될 때, 어떤 메시지로 대응할지도 설정 가능합니다. 기본적으로 Title 과 Error message 에 있는 안내가 나가면서, Style 에서 “Stop” 을 선택하면, 우리가 설정한 형식 외의 값은 절대 입력되지 못하게 할 수 있습니다.
반면, “warnng” 이나 “Information” 을 선택하면, 경고 정도만 주고, 입력자 마음대로 다른 형식을 입력하게 할 수도 있습니다. 상사나 임원 들한테 요청할 때는 사용을 고려할 수 있겠네요. 물론 임원들은 본인이 키보드를 두드리진 않겠지만요.
이렇게 조금 버릇없이 입력할 수도 있고. (하긴 회사에서 언제까지 엑셀 초보들을 관대하게 대할 수는 없죠)
아래 파일에 After 탭 B3:B18 에 데이터 유효성을 걸어 놓았으니, 참고 하시고, 직접 예제 파일 받아서 연습해보시길 바랍니다. 직접 연습한 것과 그냥 눈으로 보는 것의 차이는 정말 큽니다.
참, 참고로 엑셀/ 워드 등 MS 프로그램의 날짜 형식들은 지역/ 언어에 따라 연동됩니다. 예를 들어, 엑셀의 경우, 셀 서식창에서 (단축기 Ctr + 1) 지역 (Locale) 을 바꿔 보면, 세상 다양한 날짜 형식들을 확인하고 적용할 수 있으니 한 번 해보시기 바랍니다.
예를 들어, 가장 많이 헷갈리는 유럽의 dd/mm/ yyyy 기준 vs 미국의 mm/dd/yyyy 등등등…
Locale 에서 한국을 선택하시면, 한국에서 저희가 흔히사용하는 날짜 형식들도 고를 수 있어요!
엑셀 사용하면서 다른 쉽고 유용한 엑셀 팁들을 보고 싶으다면 아래 링크 클릭해주세요!