엑셀조건부서식을 활용하여 프로젝트 스케쥴(캘린더) – 간트 차트를 검색해 보았지만, 마땅한 검색 결과 없어서… 혼자 만들어 보았습니다. 혹시 필요하신 분들은 댓글로 이메일 남겨 주시면 제가 엑셀 파일을 메일로 공유 드리겠습니다.
엑셀조건부서식을 활용한 간트 차트
엑셀의 조건부 서식을 활용한다면 각 Activity 의 시작일과 종료일만 입력하면 자동으로 일정이 채워지는 반자동 프로젝트 스케쥴 (캘린더)/ 간트 차트를 쉽게 만들 수 있습니다. (물론 회사에서 돈이 풍족하다면 마이크로소프트 프로젝트를 구매해서 쓰시는 게 가장 좋겠지만요)
물론, 제가 프로젝트 총괄 관리자라면, 각 주요 활동에 필요한 기간, constraint 제약 조건, deadline 마감일 등등을 동시에 반영하는 프로젝트 관리 툴도 만들겠지만… 그런 툴은 다른 사람들과 공유하고 같이 채워나가기에는… 좀 현실적으로 어려운 감이 있습니다.
지금까지 직장 경험을 돌이켜 봤을 때, 오히려 복잡한 템플릿 만들어서 동료나 여러 팀들에게 채워달라고 요구하면, 설명하는 데도 시간이 오래 걸릴 뿐더러, 심지어 교육 후에도 사람마다 이해가 달라서, 인풋 취합 후에도 다른 사람들의 오류 수정하는 데 시간이 더 걸려서… 템플릿 만들어 공유하는 의미가 없어지는 것 같습니다. (결론은 적당히 복잡한 템플릿을 만들어야 시간을 단축할 수 있다라는 것입니다)
따라서, 동료나 다른 팀들이 각자 입력해야 할 정보는… 주요 활동, 시작 날짜, 종료 날짜 정도로만 한정 시키고, 스케쥴 표는 자동으로 만들어지게 하는 게 가장 직관적이고 쉬었던 것 같습니다. 또한, 이런식으로 작업했을 때 오류 가능성도 최소화 되었던 것 같구요.
작업 과정
첨부한 파일을 만든 과정을 아래에 간단하게 요약해서 말씀 드리겠습니다.
1) 일단 표의 왼쪽에 활동/시작 날짜/ 종료 날짜 입력할 수 있는 칸 마련
2) 스케쥴 표 윗부분의 날짜 부분 입력: 그냥 빈 셀에 3-1 이라고 입력하면, 보통 2024년 3월 1일로 인식되고, 셀 서식으로 날짜만 나오게 한다.
3) e4:er14 를 선택하여, 조건부 서식을 클릭해 위에 나온 수식 입력하고 각각의 수식이 True 일 때 적용할 서식을 선택한다. 수식 별로 간단히 설명하자면…
=AND(E$3>=$C4,E$3<=$D4) : AND 함수는 입력한 조건에 모두 맞을 때 True 값을 돌려주는 로직 함수이며, 여기서는 “표 윗부분의 날짜가 시작일과 종료일 사이에 있으면” True… True 면 특정 색을 채우도록 서식 지정
=E$3=TODAY(): 표 윗부분의 날짜가 오늘 날짜와 같으면 True… 조건부 서식 지정
=OR(WEEKDAY(E$3)=7,WEEKDAY(E$3)=1): Or 는 And 와 달리, 입력한 조건 중 하나만 맞아도 True 값 돌려줌. Weekday 는 월-일요일까지 특정한 숫자로 돌려 주는데… 두 번째 인수를 입력 안 할 경우, 토요일-7, 일요일 – 1 로 돌려준다. 따라서, 토요일이거나 일요일이면 True… 조건부 서식 지정.
이후, 조건부 서식 관리 메뉴에서 조건부 서식의 순위를 정할 수 있다. 예를 들어, 오늘 날짜는 빨간색으로 칠해져 있는데 (이것도 시간이 지나면 – 첨부 파일에서는 5월이 지나면 -), 이 조건부 서식을 최상위에 놓으면 빨간색이 감청색을 덮게 된다.
이 템플릿으로 협업했을 때 주로 마주쳤던 어려움은 다음과 같습니다.
1) 누군가 날짜를 날짜 서식이 아니라 텍스트로 입력했을 때
2) 월과 일을 각각 다른 셀에 입력했을 때
이런 입력 오류가 있을 때는 텍스트 함수를 수치로 바꾸어 주는 Value 함수를 활용 하거나 수식에 & 와 “” 등을 활용해서 서로 떨어져 입력된 정보를 잘 조합하는 것으로 해결하곤 했습니다.
일단 첨부된 파일을 예제로 보시고, 위에 설명 드린 내용을 천천히 보면서 숙지 부탁드립니다.
조건부 서식은 익숙해지면 의외로 업무 속도를 빠르게 하는 데 중요한 기능입니다. 다들 오늘도 고생하셨고, 다들 정시퇴근 하시기 바라요!